Biblioteka Uniwersytecka

Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie

Pilotażowy program publikowania otwartego Elsevier

W ramach licencji krajowej Elsevier 2019-2021 od 2 września 2019 działa program pilotażowy publikowania otwartego dla polskich autorów korespondencyjnych. Program ma dwie części: A i B. Program A obejmuje publikację określonej liczby artykułów otwartych, które zostaną w całości sfinansowane z krajowej opłaty licencyjnej: 500 artykułów w roku 2019, 1000 artykułów w roku 2020 i 1500 artykułów w roku 2021. Program B obejmuje publikację dowolnej liczby dalszych artykułów otwartych za opłatą ponoszoną przez instytucję, w której afiliowany jest autor, z wykorzystaniem zniżki w stosunku do cennika standardowego. Zniżka ta wynosi 30% w roku 2019, 20% w roku 2020 i 10% w roku 2021.

Elsevier udostępnił do programu 1777 czasopism hybrydowych oraz gold open access (lista zweryfikowana przez Elsevier w sierpniu 2019). Ponadto strona polska ma możliwość dalszej selekcji czasopism do programów A i B. W sierpniu 2019 MNiSW zdecydowało, że przygotuje taką selekcję na rok 2020, natomiast do końca roku 2019 selekcji nie będzie. W konsekwencji 2 września został uruchomiony tylko program A, w ramach którego mogą być publikowane artykuły we wszystkich 1777 czasopismach z listy Elsevier na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”. Po wyczerpaniu puli 500 artykułów przed końcem roku 2019, program A zostanie wyłączony, a program B zostanie włączony na okres do końca roku. Sposób działania programów A i B od stycznia 2020 będzie zależał do selekcji czasopism, którą ma przygotować MNiSW.

Kto może korzystać z programu?

Program (A i B) jest przeznaczony dla autorów korespondencyjnych afiliowanych w instytucjach objętych licencją. W przypadku programu A wystarczy, że instytucja przesłała do ICM zgłoszenie do licencji krajowych 2019-2021 wraz z upoważnieniem do umowy z Elsevier. Zgłoszenia te są zbierane od maja 2019 i nie wszystkie instytucje jeszcze je przesłały. W przypadku programu B Elsevier wymaga dodatkowo podania przez instytucję jednego centralnego adresu email do przyjmowania faktur za artykuły publikowane ze zniżką przez wszystkich autorów korespondencyjnych z tej instytucji. Na udział w programie B zdecydowała się na razie jedynie część instytucji, patrz lista instytucji uprawnionych do programów A lub B. Instytucje, które zgłosiły się do programu A lub B po 30 sierpnia 2019, zostaną uwzględnione w październiku 2019.

Przez osobę afiliowaną w danej instytucji rozumie się pracownika zatrudnionego w instytucji lub studenta w momencie zgłaszania artykułu do programu, albo osobę, która związana jest z instytucją na innych zasadach i afiliuje dany artykuł do instytucji za zgodą tej instytucji. W każdym wypadku wymagane jest, aby autor korespondencyjny umieścił na stronie tytułowej artykułu afiliację w instytucji uprawnionej do programu, przy czym może to być jedna z wielu afiliacji autora korespondencyjnego podanych w artykule w dowolnym porządku.

Jakie artykuły są objęte programem i czego dotyczy finansowanie lub zniżka?

Do programu (A i B) można zgłaszać artykuły wysłane do czasopisma nie wcześniej niż 31 maja 2019, kiedy została podpisana nowa umowa licencyjna, z wyłączeniem artykułów, które przed 2 września 2019 zostały już zaakceptowane i skierowane do publikacji w modelu subskrypcyjnym lub w otwartym na koszt autora. Program obejmuje artykuły typu: Case Reports (CRP), Data (DAT), Full Length Articles (FLA), Micro Articles (MIC), Software (OSP), Reviews (REV), Replication Study (RPL), Short Communications (SCO), Short Surveys (SSU), Videos (VID), Practice Guidelines (PGL) i Protocols (PRO), patrz opis typów. Przedmiotem finansowania w programie A oraz przedmiotem zniżki w programie B jest opłata za publikację otwartą – Article Processing Charge (APC). Wysokość tej opłaty zależy od czasopisma, patrz cennik standardowy Elsevier. Opłaty za wszelkie dodatkowe usługi, które mogą być zamówione przez autora (odbitki, kolorowe rysunki w wersji drukowanej itp) są rozliczane osobno od APC, na koszt autora i bez zniżki. Autor otrzymuje za te usługi indywidualną fakturę, niezależnie od tego czy artykuł jest publikowany w ramach programu A lub B lub w sposób tradycyjny.

W których czasopismach można publikować w ramach programu?

W roku 2019 można publikować, najpierw w programie A, a następnie w programie B, we wszystkich 1777 czasopismach hybrydowych oraz gold open access udostępnionych przez Elsevier (lista zweryfikowana w sierpniu 2019). Lista ta nie obejmuje niektórych czasopism współwydawanych przez Elsevier, w których publikacje otwarte są finansowane na specjalnych zasadach i nie mogą być realizowane w ramach programu krajowego. MNiSW ma zamiar przygotować dodatkową selekcję czasopism do programów A i B, która będzie obowiązywać od stycznia 2020.

Kiedy i jak można zgłosić artykuł do programu?

W roku 2019 program A działa od 2 września do momentu wyczerpania się puli 500 artykułów. Wstępnie szacujemy, że nastąpi to pod koniec października, ale szacunek ten będzie regularnie aktualizowany i podawany w tym miejscu. W momencie wyczerpania się programu A przed końcem roku 2019, zostanie automatycznie uruchomiony program B. Zgłoszenie artykułu do programu (A lub B) odbywa się wyłącznie poprzez opisany poniżej formularz w serwisie internetowym Article Publication Services („Author journey”).

Autor korespondencyjny każdego artykułu, który przeszedł pozytywnie recenzje i został zaakceptowany do publikacji w czasopiśmie Elsevier, otrzymuje email od wydawcy wraz z linkiem do formularza „Author journey”. Od 2 września 2019 formularz ten uwzględnia opcje dostępne dla polskich autorów w ramach programu A lub B, patrz prezentacja dla programu A oraz dla programu B. Prezentacje przeznaczone są tylko dla instytucji uprawnionych do korzystania z programu i mogą być pobrane tylko z numerów IP zarejestrowanych w WBN przez instytucje korzystające z licencji Elsevier. Prezentacje można także uzyskać pod adresem wbn-admins@icm.edu.pl.

W formularzu „Author journey” autor musi na wstępie wyszukać swoją afiliację na liście rozwijanej (patrz str. 2 prezentacji A lub B), która zawiera instytucje z całego świata, w tym nazwy angielskie polskich instytucji. System następnie sprawdza, czy wybrana przez autora instytucja jest uprawniona do programu A lub B zgodnie z listą instytucji uprawnionych, czy czasopismo, w którym będzie opublikowany artykuł, jest objęte programem zgodnie z listą czasopism oraz czy artykuł był wysłany do czasopisma nie wcześniej niż 31 maja 2019. Jeśli wszystkie te kryteria są spełnione, to formularz wyświetli autorowi opcję publikacji otwartej w ramach programu (str. 5 prezentacji A lub B).

Opcja pełnego finansowania artykułu z licencji krajowej (program A) pojawi się w formularzu wyłącznie wówczas, gdy w tym momencie pula artykułów w programie A na dany rok nie będzie jeszcze wyczerpana. Nie ma możliwości zarezerwowania miejsca w tej puli na żadnym wcześniejszym etapie przygotowywania artykułu do publikacji. Miejsce zostaje zarezerwowane dla artykułu w momencie wybrania przez autora w formularzu opcji publikacji otwartej z pełnym finansowaniem.

W przypadku, jeśli w czasie wypełniania formularza przez autora program A będzie już wyczerpany, a autor wskazał afiliację w instytucji uprawnionej do programu B, to w formularzu automatycznie zostanie udostępniona opcja publikacji otwartej na koszt instytucji, w której afiliowany jest autor korespondencyjny, ze zniżką. W formularzu będzie widoczna stawka netto opłaty standardowej APC przed zniżką oraz wysokość procentowa zniżki (patrz str. 5 prezentacji B).

Autor korespondencyjny nie ma obowiązku skorzystania z programu A lub B i może wybrać tradycyjną bezpłatną publikację artykułu (opcja „subskrypcja”). Niewykorzystanie opcji otwartego dostępu przez autora nie będzie skutkować żadnym ograniczeniem dostępu do programu w przyszłości. Po wybraniu przez autora opcji publikacji otwartej w programie A lub B informacja o artykule zostanie przesłana do ICM do weryfikacji, po której autor dostanie kolejnego emaila z informacją o pozytywnej lub negatywnej weryfikacji. Elsevier będzie od 11 września 2019 przekazywał do ICM dane o artykułach zgłoszonych do programu, w związku z tym autorzy, którzy zgłoszą swoje artykuły w okresie 2-11 września 2019 mogą spodziewać się informacji o weryfikacji w połowie tego miesiąca. Nie spowoduje to jednak opóźnienia w publikacji artykułów, które mogą ukazać się on-line jako artykuły otwarte jeszcze przed weryfikacją.

Jaki typ licencji wybrać?

W formularzu „Author journey” możliwy jest wybór z dwóch typów licencji dla publikowania otwartego: CC-BY oraz CC-BY-NC-ND. Wybór ten nie wpływa na możliwość korzystania z programów A i B. Zwracamy jednak uwagę, że CC-BY jest wskazana jako preferowana licencja w Planie S, patrz np. informacja na stronie NCN.

Jak przebiega weryfikacja artykułów zgłoszonych do programu A lub B?

Artykuły zgłoszone do programu A lub B w roku 2019 będą weryfikowane przez ICM. W przypadku programu A ICM będzie sprawdzał, czy autor korespondencyjny poprawnie wskazał afiliację w formularzu „Author journey” oraz na stronie tytułowej artykułu. W razie wątpliwości ICM będzie kontaktował się z autorem oraz z instytucją w celu potwierdzenia afiliacji. ICM będzie zwracał się w tej sprawie emailem do osób kontaktowych ws. WBN w instytucji. Jeśli w takiej sytuacji instytucja nie potwierdzi, że dany autor jest przy niej afiliowany, to ICM odrzuci artykuł z programu A.

Artykuły zgłoszone do programu B będą także weryfikowane jak wyżej pod względem afiliacji, a dodatkowo ICM będzie każdorazowo sprawdzał, czy instytucja zgadza się przyjąć fakturę za publikację danego artykułu ze zniżką. ICM będzie zwracał się w tej sprawie emailem do osób kontaktowych ws. WBN w instytucji oraz na adres email do przyjmowania faktur. W przypadku odmowy artykuł zostanie odrzucony z programu B. ICM planuje przekazać zadanie weryfikacji od początku roku 2020 do instytucji, które będą mogły stosować własne kryteria akceptacji artykułów w programach A i B.

Informacja o pozytywnej weryfikacji lub odrzuceniu z programu zostanie przesłana do autora korespondencyjnego. W przypadku odrzucenia artykułu z programu A lub B artykuł zostanie opublikowany w modelu otwartym, a Elsevier wystawi fakturę na opłatę APC bez zniżki bezpośrednio autorowi. Autor jest uprzedzony o takiej ewentualności w formularzu “Author journey” (patrz str. 5 prezentacji A lub B). W przypadku, gdy artykuł ma być opublikowany w czasopiśmie hybrydowym, to autor będzie miał jeszcze możliwość zmiany publikacji na model subskrypcyjny w celu uniknięcia opłaty. W tym celu autor powinien bezzwłocznie po otrzymaniu informacji o odrzuceniu z programu skontaktować się z Elsevier na adres Support@elsevier.com i zgłosić zamiar zmiany modelu publikacji. W każdym takim przypadku (o ile sprawa dotyczy czasopisma hybrydowego i nawet jeśli artykuł otwarty zdążył już się ukazać on-line) Elsevier udostępni autorowi ponownie formularz „Author journey”, w którym będzie można wybrać opcję „subskrypcja”. W przypadku publikacji w czasopiśmie gold open access nie ma możliwości zmiany opcji i Elsevier nie przewiduje także możliwości wycofania publikacji.

Jak przebiega fakturowanie instytucji w programie B?

Gdy artykuł zostanie pozytywnie zweryfikowany w programie B, Elsevier wystawi fakura na opłatę APC ze zniżką dla instytucji i prześle ją emailem zgodnie z danymi do fakturowania (nazwa i adres instytucji, numer NIP, email do przyjmowania faktur), które zostały podane przez instytucje do ICM. Faktura będzie miała termin płatności 30 dni od wystawienia, będzie zawierała w opisie usługi nazwę czasopisma i nazwisko autora korespondencyjnego oraz będzie wystawiona w walucie EUR na kwotę netto, tj. nie będzie zawierała podatku VAT, który powinien zostać naliczony i odprowadzony przez instytucję w Polsce zgodnie z obowiązującym prawem (aktualna stawka za usługę publikacji to 23%). Podanie przez instytucję danych do fakturowania w programie B nie oznacza automatycznego obowiązku przyjmowania faktury za każdy artykuł zgłoszony przez każdego autora, który wskazał tę instytucję jako swoją afiliację. Tak jak opisano powyżej, ICM będzie przed weryfikacją każdego artykułu kontaktował się z instytucją, w celu potwierdzenia opłaty za ten artykuł. ICM będzie zwracał się w tej sprawie emailem do osób kontaktowych ws. WBN oraz na adres email do przyjmowania faktur.

Gdzie można uzyskać pomoc w sprawie programu?

Wszelkie pytania dotyczące programu można kierować do wydawnictwa Elsevier na adres Support@elsevier.com oraz do WBN na adres wbn-admins@icm.edu.pl. W przypadku problemów z publikacją konkretnego artykułu wskazane jest podanie w korespondencji identyfikatora DOI, o ile jest on już przypisany do artykułu. Informacja o polskim programie jest także dostępna na stronie Elsevier.

źródło:

https://wbn.icm.edu.pl/licencje/#elsevier_oa