Biblioteka Uniwersytecka Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie udostępnia nieodpłatnie organizatorowi wystawy czyli jednostce organizacyjnej lub osobie, przestrzeń wystawienniczą w budynku Biblioteki przy ul. Oczapowskiego 12b, zgodnie z załączonym planem sytuacyjnym (rzut antresoli – I piętro) oraz okazjonalnie przestrzeń na dziedzińcu pod kopułą (I piętro).

Zasady korzystania z przestrzeni wystawienniczej

I. Zakres ogólny usługi

1. W ramach oferowanej usługi Biblioteka udostępnia nieodpłatnie jednostce organizacyjnej lub osobie, zwanej dalej organizatorem wystawy, przestrzeń wystawienniczą w budynku Biblioteki Uniwersyteckiej UWM w Olsztynie przy ul. Oczapowskiego 12b, zgodnie z załączonym planem sytuacyjnym (rzut antresoli – I piętro).
2. Koordynacją wystaw ze strony Biblioteki zajmuje się Sekcja Promocji (pok. S3/211, tel. 89 524-51-46, e-mail: bib.promocja@uwm.edu.pl).
3. Do ekspozycji w przestrzeni wystawienniczej Biblioteki w Olsztynie przyjmowane są autorskie dzieła artystyczne oraz wytwory sztuki użytkowej, np. malarskie, fotografie, ceramika, haft itp.
4. O bezpłatne udostępnienie miejsca wystawienniczego w Bibliotece ubiegać się mogą:

 

           a. jednostki Uczelni, szczególnie zajmujące się działalnością artystyczną;

           b. organizacje działające przy Uczelni, szczególnie zajmujące się działalnością artystyczną;

           c. artyści indywidualni, także amatorzy, związani z Uczelnią;

           d. jednostki i organizacje spoza Uczelni, zajmujące się działalnością artystyczną, a także artyści indywidualni;

      5. Wystawy udostępniane są zwiedzającym w godzinach pracy Biblioteki, zgodnie z informacjami publikowanymi na bieżąco na stronie internetowej Biblioteki.

 II. Sposób organizacji i prezentacji wystawy

     1. Biblioteka na potrzeby realizacji wystawy dysponuje i w miarę aktualnej dostępności zapewnia:

• ramy aluminiowe (wymiary 70x100cm) – 29 szt. z pleksi i 17szt. szklanych,
• sztalugi drewniane – 26 szt.,
• gabloty wystawiennicze (wymiary XXxXXxXX) – 3 szt.

      2.  Biblioteka zapewnia wsparcie techniczne przy montażu wystawy.

      3.  Sposób ekspozycji wymaga ustaleń z Sekcją Promocji Biblioteki.

      4. Sposób ekspozycji i ułożenie eksponowanych materiałów w przestrzeni Biblioteki nie może łamać zasad BHP, nie może zaburzać ciągów komunikacyjnych ani blokować wyznaczonych dróg ewakuacyjnych. Obiekty nie mogą stanowić zagrożenia dla osób przebywających w przestrzeni biblioteki ani zaburzać jej normalnego funkcjonowania.

      5. Na prośbę organizatora wystawy Biblioteka może:

• przygotować projekty graficzne materiałów informacyjnych (plakatu wystawy, ulotki informacyjnej, noty biograficznej o autorze) oraz udostępnić je organizatorowi w celu dalszej promocji we własnym zakresie;
• przygotować dokumentację fotograficzną wystawy;
• zapewnić promocję za pomocą własnych kanałów informacyjnych (strona internetowa, portale społecznościowe, elektroniczna poczta pracownicza Uczelni).

 III. Podstawowe obowiązki organizatora wystawy

1. Organizator wystawy jest zobowiązany do znajomości niniejszego regulaminu, a przystąpienie do organizacji wystawy jest jednoznaczne z akceptacją zapisów regulaminu.
2. Organizator zobowiązany jest do zapewnienia, żeby treść wystawy nie naruszała przepisów prawa, standardów estetycznych, a także dobrego imienia Uczelni i Biblioteki.
3. Organizator wystawy jest zobowiązany do wskazania osoby do kontaktu z Biblioteką w zakresie spraw związanych z wystawą.
4. Organizator wystawy jest zobowiązany do zapoznania się z warunkami fizycznymi i technicznymi udostępnianej przestrzeni, w tym z jej wszelkimi ograniczeniami (np. warunkami oświetlenia).
5. Organizator wystawy jest zobowiązany do udzielenia wszelkich informacji dotyczących oczekiwanego sposobu ekspozycji.
6. Koszty związane z niestandardowym sposobem ekspozycji (np. konieczność zakupu materiałów) ponosi organizator wystawy.

IV.  Wyłączenia odpowiedzialności

    1. Biblioteka nie ponosi odpowiedzialności za zniszczenia materiałów:

          a.  będące wynikiem oddziaływania światła i innych czynników naturalnych, związanych z eksponowaniem obiektów;

          b.  wynikające z nieumyślnych lub celowych działań osób trzecich.

    2. Biblioteka nie zapewnia ubezpieczenia wystawianych materiałów. Standardowe zabezpieczenie materiałów i przestrzeni stanowią: monitoring w budynku, możliwość zamknięcia gablot na klucz, stała obecność pracowników przy normalnych czynnościach służbowych, w tym pracowników portierni.
    3. Biblioteka nie zapewnia transportu wystawianych materiałów.
    4. Biblioteka nie zapewnia organizacji wernisażu wystawy. Na prośbę organizatora wystawy Biblioteka może:

          a.   udostępnić miejsce na wernisaż (w bezpośrednim sąsiedztwie wystawy lub w Ogrodzie Zimowym na II piętrze Biblioteki);

          b.   zapewnić nagłośnienie w trakcie wernisażu, w miarę możliwości technicznych;

          c.   wykonać fotorelację z wernisażu.

    5. Biblioteka Uniwersytecka zastrzega sobie prawo do odmowy udostępnienia przestrzeni.
    6. Biblioteka Uniwersytecka zastrzega sobie prawo do oczekiwania od organizatora wystawy przedstawienia zgody władz Uczelni na zorganizowanie wystawy.

V. Przyjmowanie i odbiór materiałów

1. Na organizatorze wystawy ciąży obowiązek dostarczenia powierzonych materiałów do siedziby Biblioteki oraz wniesienia ich na własny koszt i ryzyko.
2. Na organizatorze wystawy ciąży obowiązek odbioru materiałów po zakończeniu wystawy wprost z siedziby Biblioteki oraz wyniesienia ich na własny koszt i ryzyko.
3. Materiały przeznaczone do wystawy winny być dostarczone w czasie i terminie ustalonym z Biblioteką, nie później niż na trzy dni przed planowanym rozpoczęciem wystawy.
4. Organizator wystawy zobowiązany jest odebrać powierzone materiały niezwłocznie po zakończeniu wystawy, w czasie i terminie ustalonym z Biblioteką.

VI. Dokumentowanie usługi

1. Organizator wystawy zobowiązany jest przygotować, w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, zlecenie zamówienia udostępnienia przestrzeni, wraz ze szczegółowym wykazem eksponowanych obiektów oraz potwierdzeniem przekazania i odbioru materiałów. Wzór zlecenia stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.
2. Na prośbę Biblioteki organizator wystawy zobowiązany jest także dostarczyć wykaz eksponowanych obiektów w formie elektronicznej.
3. Upoważniony pracownik Biblioteki dokonuje pokwitowania przyjęcia materiałów do wystawy na egzemplarzu przeznaczonym dla organizatora wystawy.
4. Odbiór wystawianych materiałów organizator wystawy potwierdza podpisem na egzemplarzu Biblioteki, oświadczając tym samym, że nie wnosi jakichkolwiek zastrzeżeń do stanu fizycznego i kompletności odbieranych materiałów.

 VII.  Termin realizacji zlecenia

1. Biblioteka oraz organizator wystawy wspólnie ustalają czas prezentacji wystawy.
2. Biblioteka zastrzega sobie prawo do skrócenia terminu wystawy w przypadku zaistnienia okoliczności, których – pomimo zachowania należytej staranności – nie można było przewidzieć.

 załącznik: plan przestrzeni wystawienniczej